Penanganan gratifikasi mendapatkan perhatian serius oleh PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD), salah satu perusahaan distributor farmasi bagian dari Kimia Farma Group. Apalagi, gratifikasi mempunyai kaitan erat dengan risiko terjadinya kasus suap dan bahkan korupsi. Oleh karena itu, KFTD menyiapkan unit kerja khusus untuk penanganannya, yakni Unit Pengendali Gratifikasi (UPG).
UPG mempunyai peran sebagai garda terdepan dalam menerapkan aturan terkait wajib lapor gratifikasi di KFTD. Dalam menjalankan perannya tersebut, UPG mempunyai beberapa tugas dan tanggung jawab penting, termasuk di antaranya adalah:
1. Memproses Pelaporan
Setiap insan KFTD mempunyai kewajiban untuk melaporkan praktik gratifikasi. Pelaporan ini perlu dilaksanakan ketika menerima gratifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung. Pelaksanaan laporan harus dilakukan maksimal 10 hari kerja setelah menerima gratifikasi.
UPG dapat melakukan pemrosesan untuk setiap jenis laporan gratifikasi yang diterima. Terdapat 2 kanal pelaporan yang bisa dimanfaatkan, yakni melalui email [email protected] atau menggunakan formulir laporan gratifikasi yang disediakan.
Untuk menjamin keamanan para pelapor, UPG menjaga kerahasiaan identitas. Selain itu, UPG juga memberikan jaminan atas keamanan pribadi, keluarga, maupun harta benda berkaitan dengan laporan gratifikasi yang dibuat.
2. Analisis dan Verifikasi Laporan Gratifikasi
Selanjutnya, UPG mempunyai tanggung jawab dalam melakukan analisis serta verifikasi untuk setiap laporan gratifikasi yang ada. Tujuannya adalah untuk memastikan apakah gratifikasi tersebut termasuk dalam kategori gratifikasi yang dilarang atau gratifikasi yang tidak perlu dilaporkan.
Dalam proses verifikasi dan analisis ini, UPG dapat melakukan berbagai hal. Termasuk di antaranya adalah meminta kelengkapan laporan, melakukan pemanggilan terhadap pelapor, maupun meminta dokumen pendukung lain yang dibutuhkan untuk pemrosesan laporan.
3. Penetapan Status Gratifikasi
Terakhir, dengan berdasarkan data serta keterangan yang berhasil dikumpulkan, UPG akan menetapkan status gratifikasi. Apakah gratifikasi tersebut termasuk dalam kategori gratifikasi yang dilarang atau gratifikasi yang tidak perlu dilaporkan.
Jika barang termasuk dalam gratifikasi yang dilarang, maka status kepemilikannya berada di tangan perusahaan. Perusahaan bisa menyerahkannya kepada negara. Namun, lain halnya jika barang dikategorikan sebagai gratifikasi yang tidak perlu dilaporkan.
Dalam situasi tersebut, UPG akan menyerahkan barang kepada pelapor. Barang pun menjadi kepemilikan penuh pelapor sebagai penerima barang.
Dengan skema kerja tersebut, UPG menjadi bagian penting dalam menjaga KFTD sebagai anak perusahaan PT Kimia Farma Tbk yang bersih. Bebas dari praktik penyuapan serta korupsi yang bisa menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan.